Pada dasarnya press release (siaran pers) adalah sebuah berita. Tapi, berbeda dengan berita pada umumnya, press release memiliki tujuan-tujuan tertentu. Dengan demikian, press release memang “bukan berita biasa”. Tujuan press release, antara lain, adalah: memberi informasi baru (produk, promosi, kebijakan, keputusan dll), mengklarifikasi suatu hal, dan membentuk pencitraan (perusahaan, lembaga, maupun perorangan).
Berikut ini adalah cara-cara membuat press release tepat sasaran:
- Identifikasi Sasaran dan Media. Pembuat press release mesti mengidentifikasikan kepada siapa siaran pers tersebut akan disampaikan. Semua identifikasi “peta media” ini akan membuat tujuan pembuatan press release lebih mudah tercapai.
- Isi Press Release. Siaran pers yang bagus, pertama-tama ia harus clear/jelas dan menarik. Jelas dalam pengertian menyangkut, informasi yang diberikan (angka, urutan peristiwa, nama narasumber kompeten, tata bahasa baik dan efektif, alinea yang tidak bertele-tele) dan menarik, dalam arti masalah yang disampaikan, dan teknik penulisan.
- Format Press Release. Press release sebaiknya dibuat dengan format hardnews atau pemberitaan dengan sistem piramida terbalik. (Unsur berita paling penting berada dalam alinea paling atas, dan semakin ke bawah berisi informasi tambahan). Dengan format ini, maka memudahkan media untuk memangkas tanpa menghilangkan esensinya jika press release itu dinilai terlalu panjang.
- Menyampaikan Press Release.Press release bisa disampaikan dengan mengirimkan langsung ke media yang dituju, menggelar pertemuan (jumpa pers) atau gabungan keduanya. Hal yang harus diperhatikan: waktu pertemuan/jumpa pers. Jika jumpa pers, sebaiknya pagi hari dengan waktu yang tidak panjang dan narasumber yang kompeten pasti hadir. Dalam keadaan tertentu, sebuah lembaga kadang harus mengeluarkan press release dan tak mungkin mengundang wartawan. Dalam kondisi demikian, yang terpenting press release tersebut dikirim beberapa jam sebelum tenggat (deadline) media tersebut dan dipastikan telah diterima media bersangkutan.